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市役所や学校も動き始めている!ペーパーレス化の取組み事例紹介

2020.03.04

会議の資料や営業でのプレゼンの資料など、多くの紙を消費している企業がある一方、既にタブレットの導入などでペーパーレス化を進めている企業もあります。

こうした取り組みは、企業だけでなく、同じように大量に資料としての紙を消費する市役所や学校などにも広がりをみせています。今回は、日本のペーパーレス化の現状と合わせて、市役所や学校がどのようにペーパーレス化を進めているのかという事例を紹介します。

日本のペーパーレス化の現状

2017年時点で、国民一人当たりの紙・板紙消費量は世界でもトップクラスで、7番目の多さとなりました。消費量は一人当たり208.9kgと、これは世界平均の一人あたり57.2kgの4倍近くの消費量です。もちろん、この数字はオフィスや仕事上での紙の消費量だけではなく、買い物をしたときのレシートなども含まれます。

この2017年の一人あたり208.9kgという数字は、以前の消費より少なくなった数字なのか、それとも多くなった数字なのでしょうか。2007年での日本の一人あたりの紙の消費量の指数を100とした場合でみると、2017年の指数は85です。つまり日本での紙の消費量は年々減っているのです。

2007年での世界の一人あたりの紙の消費量の指数を100とした場合、2017年の指数は97です。

つまり、日本の髪の消費量は多いですが、日本の紙の消費量の減少率は世界と比べても大きく、日本ではペーパーレス化の流れが定着しているといえるでしょう。

ペーパーレス化のメリットとデメリット

ペーパーレス化は情報の電子化とも言い換えることができます。あらためて企業にとって、ペーパーレス化にはどのようなメリットやデメリットがあるのかを整理しましょう。

ペーパーレス化のメリット

・紙を利用する、または処分する費用の削減。
データ化することで共有が容易になる。
・資料を探すことが容易になる。
・どこでも資料を閲覧できるようになる。
・整理整頓がしやすくなる。
・(先進的な取り組みをしているという)ブランドのイメージの向上。

ペーパーレス化のデメリット

・データが外部に流出する、または消失する可能性がある。
資料を閲覧する端末の画面サイズによって、見やすさが異なる。
・システムやネットワークの影響を受けやすい。
・直接書き込みができない。

他にも、ペーパーレス化には業務効率の改善や紙の費用の削減以外にも、ブランドイメージの向上といった見逃せない重要な利点もあります。

情報の電子化で重要なことは、組織全体で推し進めていくこと、そして無理のないペースで段階的に紙から電子データに変えていくことです。電子化により情報の共有はしやすくなりますが、組織内で足並みが揃わないと、紙と電子データが混在して混乱が生じます。また一気に電子化すると、ITに不慣れな職員がついてこれなくなる可能性もあります。

段階的にしっかりと進めていきながら、職員の意識を高めることが大切なのです。

市役所と学校、2つの取り組み事例

では実際にペーパーレス化を進めた市役所や学校は、具体的にどのような取り組みをしたのでしょうか。次に事例を紹介していきます。

1. タブレット導入

タブレットの支給は初期投資が必要になったり、使いこなすまでに時間が必要です。しかし実際にタブレットを導入した市役所や学校では、会議に使う資料をクラウド上で共有することで、資料の印刷費や消費を大幅に削減しています。

そして、地方自治体でもタブレット支給によってペーパーレス化を実現しています。たとえば、静岡県焼津市ではノートパソコンの買い替えのタイミングで、タブレットを導入。

タブレット活用で会議がペーパーレス化し、資料の準備時間や紙費用といったコストの大幅な削減と業務効率化を両立し高い効果を発揮しています。

2. システムのIT化

学校などの教育現場では、今も生徒たちへの学習資料や保護者へのお知らせ・案内だけでなく、報告書や職員会議の資料、教員間の連絡用資料など様々な場で紙が消費されています。

東京都の成立学園中学・高等学校では、増え続ける紙資料の削減に向け、タブレット導入と合わせてオンラインストレージサービスも導入。年間300万枚に及ぶペーパーレス化を実現しています。

同学校では、校内の資料だけでなく、保護者へのお知らせ・案内もオンラインストレージを活用してペーパーレス化しているため、保護者も必要なお知らせをスマホやPCから確認できるため、とても好評だそうです。

学校でのタブレット導入は、ICT教育としてのメリットが注目されがちですが、このようにペーパーレス化という点においても、メリットがあるのです。

最後に

日本でもこのように企業だけでなく学校や自治体もペーパーレス化にむけて動き出しています。

導入するにあたっては社内での調整や初期投資など様々な壁がありますが、費用の削減や業務効率の向上、それにイメージの向上というメリットもあります。

導入にあたり大切なことは、段階的にしていくことと、職員に自発的に取り組みに参加してもらうことです。まずは紙が多いことによる課題はないか、現状の課題から見つめ直してみるのはいかがでしょうか。

 

<参考記事>

・「1.日本のペーパーレス化の現状」(日本製紙連合)

・「ペーパーレス化のメリット・デメリットを徹底解説」(店舗のミライを考えるメディア 株式会社エスキュービズム)

・「ペーパーレス化の5つの成功事例を紹介!成功のためのポイントも解説」(ITトレンド 株式会社Innovation & Co.)

「なぜペーパーレス化が必要なのか?成功事例から学ぶメリット」(.Too 株式会社Too)

・「タブレット導入事例 -焼津市役所様」(富士通株式会社)

・「成立学園中学校・高等学校 導入事例」(大塚商会)


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