Web会議の導入と活用方法！その4つのメリットと4つのデメリットとは？

2020.02.03

インターネット環境の発展に伴って、「Web会議」という言葉を耳にすることが増えてきました。実際、大企業、中小企業問わず、多くの企業で「Web会議」が取り入れられています。とはいえ、いざ導入しようと思うと、「どのシステムを使うのがいいかわからない」「コミュニケーションがしっかりとれるか不安」などの壁があるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、「Web会議」についてそのメリットとデメリットをポイントをおさえてご紹介します。2分くらいでWeb会議について最低限のことがわかるようまとめましたので、ぜひご一読を！

Web会議のメリットとデメリットとは？

Web会議とは、オンライン上のツールやサイトを活用して、直接会議室に集まるのではなく、インターネット上で会議を行うことです。会議室に集まる必要がないので、遠隔地や自宅などからも参加でき、また資料もオンラインで共有するため、印刷の必要がなくCO2 削減にもつながります。

ここではそのWeb会議について、導入することでどんなメリット、デメリットがあるのかを順を追って説明していきます。

Web会議の4つのメリット

Web会議のメリットは、大きく4つあります。

1. 情報伝達をスピーディかつ効率的に行える
2. 移動にかかるコストを削減できる
3. コミュニケーションの活性化に活用できる
4.配布資料の印刷や移動が不要なのでエコ

それぞれ1つ1つ見ていきましょう。

1. 情報伝達をスピーディかつ効率的に行える

Web会議の導入により、物理的な距離に関係なく顔合わせで会議が可能になるため情報伝達をスピーディに行うことができます。

たとえば、通常のオフィスの会議室に集まるオフラインの会議では、「その会議室に行く移動の時間も考慮して、時間を確保できる日程」での日程調整となりますが、Web会議ではインターネットさえつながっていれば、場所に捉われずにどこにいても会議に参加できますので、30分や1時間など、会議に必要な時間をみつけて日程調整をすることができます。
日程調整をしている間に時間が過ぎてしまうということが少なく、情報伝達がスムーズにできるのがWeb会議の大きなメリットです。

2.コストを削減できる

Web会議の導入で、移動時間だけでなく移動にかかるコストも削減できます。

たとえば、東京本社のスタッフと名古屋支社のスタッフのミーティングを考えてみましょう。オフラインの会議であれば、どちらかの会議室に移動するために新幹線に乗り、状況によっては宿泊の必要も発生します。

しかし、Web会議であれば、どちらかの会議室に行く必要はないため、出張にかかる旅費や宿泊費を削減できます。さらに、移動にかかっていた時間を本業にあてられるため、生産性を高めることもできます。

3.コミュニケーションの活性化に活用できる

Web会議は、会議室を確保する必要も、会議室に出向く必要もありません。時間や場所の制約が少なく、会議の開催に付随する業務やコストが減り、会議の開催の負担が減るので、社内外のコミュニケーションの活性化に活かしていくことができます。

遠隔地にいるスタッフとも気軽に会議の設定ができるので、拠点間のコミュニケーションの活性化には大いに役立つでしょう。

4.配布資料の印刷や移動が不要なのでエコ

Web会議では、会議資料はGoogle Drive やDropboxなどの共有ドライブや事前にメール添付されて共有されます。すべてオンラインで共有され、資料を印刷する必要がなくペーパーレスで会議を行えるので、地球環境にも優しい在り方となります。

また、前述の通り、拠点間の会議で発生していた移動も不要なので、移動で発生する新幹線や飛行機など拠点への移動におけるCO2発生も防ぐことができ、その点でもエコといえます。

さらに、印刷代、紙代もかからず、配布用の資料を印刷する時間も不要なのでコスト削減にもなるでしょう。

Web会議の4つのデメリット

しかし、Web会議はメリットばかりではありません。Web会議のデメリットについて、

1. インターネット環境に影響される
2.参加できる人数に限りがある
3. 大人数に対応しようとすると導入コストが高い
4.オンラインで雰囲気がつかみにくいことも

の順にご紹介します。

1.インターネット環境に影響される

Web会議はインターネットで行うため、回線のつながりやすさなどの影響をうけます。インターネット環境があまりよくない環境だと、会議の途中で音声や映像が途切れてしまうということもあります。

また、free wi-fiなどセキュリティ上不安な場所からの参加には、資料の共有などにも配慮が必要です。

2.参加できる人数に限りがある

Web会議はWherebyやzoom、スカイプ、Google hangoutなど少人数であれば無料で使えるツールから、有料版でも月々のランニングコストが月数千円程度と比較的安く導入できますが、会議に参加できる人数はいずれも数名程度。

1対1から、数名程度までの会議であれば問題ありませんが、多拠点を繋ぎ10名以上が参加するような会議には不向きとなります。

3.大人数に対応しようとすると導入コストが高い

同じオンラインの会議でも、大人数の会議にも対応できる「テレビ会議」システムもあります。「テレビ会議」システムは、映像も良く、多拠点間の会議や大規模の会議にも対応できますが、専用機材が必要なため、導入コストが高くなります。

拠点間の担当者同士の打合せや、在宅ワーカーとの打合せにはWeb会議は適していますが、拠点間の全体会議など大人数が参加するような会議には導入のハードルが高いといえるでしょう。

4.オンラインでは雰囲気がつかみにくいことも

Web会議でも映像を繋いでいれば、相手の表情がわかります。しかし、それは対面で直接会って話しているときに伝わる非言語情報に比べたらやはり少なくなります。

世代によっては「オンラインが苦手」ということもあり、相手の反応や会議の雰囲気がつかみにくいこともあるかもしれません。

Web会議の導入まとめ

Web会議導入により時間の有効活用やコスト削減、環境への負荷削減の面では大きなメリットがありますが、使う状況によってはオフラインの通常の会議のほうがよいケースもあります。

会議の内容や参加者、状況に合わせて使い分ける必要がありますが、無料で試せるツールも多いので、まずは試しに1対1のミーティングから導入してみるのはいかがでしょうか。

*無料で使えるWeb会議システムに関する情報

「無料で使えるWeb会議システム10製品を徹底比較！利用の注意点も解説」（ITトレンド）

（ライター：はたのゆうた）