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取組紹介CO2削減

WEB会議の導入がもたらす環境にも組織にも嬉しいメリットとは?

2020.03.22

WEB会議

「この会議に行くために朝はやくに家を出ないといけないなぁ」

「会議のために満員電車に乗らないといけない…」

このような経験をお持ちの方は少なくないのではないのでしょうか?なぜこのような減少が起きるのかというと、場所にとらわれて会議をしているからです。

今、新型コロナウィルス感染症対策で在宅勤務が推奨され、WEB会議を行う機会も増えてきています。この機会にWEB会議の本格導入にむけて、ぜひ検討を始めてみませんか?

WEB会議には、「会議の場所に行かなくても良い」というメリットの他にも多くのメリットが存在します。システム自体は手軽に導入でき、環境にも優しいのでぜひWEB会議について知る機会になればと思います!

WEB会議の導入は組織と環境に
どのようなメリットをもたらすのか

WEB会議は1980年代からはじまり、インターネットの普及や、ネット回線の高速化により導入組織が年々増えてきました。会社規模別の導入率は以下のとおりです。

・1,000人以上の企業で72.1%

・300名以上の企業で55.1%と過半数を超え

・100名以上の企業でも39.9%と4割近くが導入済み

・50名以上でみても22.6%と5社に1社以上が導入している

また、企業だけでなく京都市役所や東洋大学大学院、などの自治体や病院でもWEB会議は導入されています。

WEB会議を導入することは、移動によるCO2排出がなくなるのでそれはそのまま環境に負荷を与えないということになります。

それではWEB会議がもたらすメリットについて詳しく見ていきましょう。

WEB会議とは

WEB会議とは、インターネットを通じて、違う場所の複数拠点にいても映像や音声、資料の共有などをオンライン上で行うことです。今はクラウドサービスが普及しているので、インターネット回線につながっているパソコンがあれば、場所にとらわれることなくどこからでも簡単に接続できます。

WEB会議を導入する環境的メリット

WEB会議を導入するメリットはたくさんあります。

まず「場所に縛られなくなる」ことです。そしてこのメリットは同時に「出張費と印刷経費の削減」に繋がります。WEB会議を導入すれば、場所にとらわれることがなくなるので、そもそも会議のために出張にいくということがなくなります。

そして、資料はオンラインで共有されるので会議で配布される資料を印刷する必要がありません。

場所に縛られなくなるという「物理的メリット」の他に、経費削減となる「経済的メリット」が生まれるということです。これらのメリットはそのまま環境的なメリットにも繋がります。

出張がなくなることは、移動のエネルギーが無くなり、資料の配布がなくなることはペーパーレスに繋がるからです。

また、出張がなくなるということは「業務の効率化」を生み出すことに繋がります。今まで出張に使っていた時間を本来の重要な業務に当てることができるからです。

そして、増えた業務時間でつくった資料などをオンラインで共有することは「情報共有の簡易化」につながります。情報共有を早くするだけでなく、説明文などを共有する際に入れておけば、「会議時間の短縮」にもつながります。

1つのメリットが複数のメリットに繋がるということです。

ただ、WEB会議のデメリットとしてよくあげられるのが「会議の雰囲気がわからない」という点です。たしかに直接会って話すわけではないので、細かい動作の機微などは見られませんが、ビデオ通話をつかえばこのデメリットも基本的には解決できます。

ビデオ通話であれば相手の表情などを読むことは十分に可能です。これから日本でも導入される予定の5Gが普及すれば、さらにその精度は増していくことでしょう。

WEB会議を導入している企業

WEB会議

ここまでWEB会議導入のメリットをあげてきましたが、実際にWEB会議を導入している企業の事例もみていきましょう。

キリンビバレッジ株式会社の働き方改革に基づくWEB会議の導入

キリンビバレッジ株式会社では働き方改革の一環で、オンラインシステムの導入に力を入れています。Outlookでメールや予定表、マイドキュメント等を参照でき、移動時間などのスキマ時間にも仕事を効率化できるような仕組みです。

WEB会議を導入することにより、仕事の効率化を図るほか、自宅の私物パソコンから会社の仮想デスクトップに接続できる仕組みがあります。

会社パソコンを持ち帰る手間を省き、在宅勤務の推進が狙いです。

大人数で行われるミーティングも動画化し、効率化と簡易化を図り、スキルが異なる社員でも一律で同じ内容を受けられる工夫がほどこされています。また音声を認識し文字化するツールを使用することで文書の作成も効率化しています。

TSUTAYAのWEB会議導入による上下関係の緩和と環境的メリット

TSUTAYAは、スタッフのコミュニケーションを活性化するためにWEB会議の導入をしています。従来は従来は各ユニット長が本部への出張を行っていましたが、WEB会議の会議を導入することに寄って会議を簡易化し、スタッフの縦の関係をフラットにしています。

今までは、時間と労力の関係で行えていなかった店舗間の会議も可能にしたのがWEB会議です。各店舗の能力が高い社員同士が自分の得意な分野について意見を出すことによって今までよりもクオリティの高いものができあがります。

社員教育の一環でもオンライン上で教育をすることによって簡略化と均一性を高めています。

WEB会議を導入することで、移動がなくなり、好きな場所で仕事ができるので会社で使うエネルギー量が減り、エコに繋がります。

WEB会議を導入することで仕事の効率化に成功しているといえるでしょう。

最後に

WEB会議を導入して仕事を効率化することはもはや未来的なことではなく、普遍的なことになりつつあります。場所にしばられなくなることによって、様々な課題が解決され、働き方がより自由になっていきます。

私達が得られるメリットに伴い、WEB会議の導入は環境にも配慮したものです。この機会にぜひ、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか?

(ライター:山田浩平)

<参考記事>

・「キリングループのICTを活用した取り組みについて」(キリンホールディングス)

・「導入事例 株式会社TSUTAYA STORES 様」(株式会社ブイキューブ)


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